Ricevute Alloggiati Web: download e conservazione per 5 anni

In breve: dopo l’invio delle schedine, scarica le ricevute Alloggiati Web in PDF entro 30 giorni e conservale in formato digitale per 5 anni. La ricevuta documenta l’avvenuta trasmissione; la sola schermata di conferma o un file TXT non la sostituiscono. Un archivio ordinato per struttura e data rende più semplice rispondere a eventuali controlli.

Questa guida spiega dove trovare le ricevute, come archiviarle senza perdere documenti e come automatizzare l’operazione quando gestisci più immobili.

Cosa sono le ricevute Alloggiati Web

Le ricevute sono i documenti generati dal Portale Alloggiati Web a seguito delle comunicazioni trasmesse alla Polizia di Stato. Servono a dimostrare che l’invio relativo a una certa struttura e data è stato acquisito dal sistema.

È utile distinguere tre elementi che spesso vengono confusi:

Quanto tempo restano disponibili e per quanto vanno conservate?

La risposta operativa è semplice:

• 30 giorni: è la finestra durante la quale le ricevute sono disponibili per il download dal portale;
• 5 anni: è il periodo di conservazione in formato digitale indicato dal Portale Alloggiati Web.

Il limite dei 30 giorni è il punto più rischioso: se rimandi il download, il documento può non essere più recuperabile dall’area ordinaria del portale. Per questo conviene prevedere un controllo almeno settimanale, meglio ancora un download automatico giornaliero.

Come scaricare le ricevute dal Portale Alloggiati

1. Accedi al Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
2. Apri la sezione dedicata alle ricevute.
3. Seleziona la struttura e il periodo corretto.
4. Controlla che per ogni giornata con arrivi esista un invio acquisito senza errori.
5. Scarica il PDF della ricevuta.
6. Apri il file per verificare che non sia vuoto o danneggiato.
7. Rinominalo e salvalo nell’archivio della struttura.

Se hai dubbi sulle credenziali, sulla scheda codici o sulla WSKEY, trovi i passaggi aggiornati nella guida all’accesso Alloggiati Web.

Come organizzare l’archivio digitale

Un archivio efficace deve permettere di trovare una ricevuta in pochi secondi. Una struttura semplice è:

Alloggiati-Web/
  Nome-struttura/
    2026/
      09-settembre/
        2026-09-16_ricevuta.pdf

Per chi gestisce più strutture, inserisci nel nome anche il codice o il nome breve dell’alloggio, per esempio 2026-09-16_casa-rossi_ricevuta.pdf.

Checklist mensile di controllo

• Confronta le date di arrivo con gli invii acquisiti.
• Verifica che non siano presenti esiti con errori non risolti.
• Controlla che ogni ricevuta PDF sia leggibile.
• Accertati che i file siano associati alla struttura corretta.
• Mantieni una copia di sicurezza separata e protetta.
• Limita l’accesso ai soli collaboratori autorizzati.

Ricevuta mancante: cosa controllare

Se non trovi una ricevuta, non concludere subito che il portale l’abbia persa. Verifica nell’ordine:

1. che la data e la struttura selezionate siano corrette;
2. che l’invio sia stato effettivamente trasmesso e non soltanto preparato;
3. che tutti i record siano stati acquisiti senza errori;
4. che non siano trascorsi più di 30 giorni;
5. che il PDF non sia già stato salvato con un nome diverso.

In caso di malfunzionamento del portale, conserva le evidenze del problema e segui le istruzioni della Questura territorialmente competente. Non aspettare la scadenza per tentare il recupero.

Download manuale o automatico: quale scegliere?

Come gestisce le ricevute MyMaison

MyMaison si collega ad Alloggiati Web, verifica ogni giorno le nuove ricevute disponibili e le salva nell’archivio digitale dell’account, organizzate per credenziale e data. In questo modo l’host non deve ricordarsi di effettuare ogni download entro la finestra del portale e può ritrovare i PDF da un’unica area.

Il flusso può essere affiancato all’invio automatico delle schedine Alloggiati: raccolta dei dati, trasmissione e conservazione delle ricevute diventano parti dello stesso processo. Resta buona pratica controllare periodicamente gli esiti e mantenere aggiornate le credenziali.

Domande frequenti

Per quanti anni devo conservare le ricevute Alloggiati Web?

Le ricevute devono essere conservate in formato digitale per 5 anni.

Per quanto tempo posso scaricarle dal portale?

Il portale le rende disponibili per il download per 30 giorni. Conviene quindi scaricarle con frequenza e non aspettare la fine del mese.

Posso conservarle soltanto su carta?

No. La conservazione richiesta è digitale; una stampa può essere una copia di cortesia, ma non sostituisce il file.

Il file TXT inviato vale come ricevuta?

No. Il TXT è il file usato per trasmettere i dati. La prova da conservare è la ricevuta PDF resa disponibile dopo l’acquisizione dell’invio.

Devo scaricare una ricevuta per ogni ospite?

No. Le ricevute fanno riferimento agli invii effettuati; un invio può contenere più schedine. Verifica sempre che il numero di ospiti e l’esito corrispondano alla tua operatività.

Un software elimina ogni responsabilità dell’host?

No. L’automazione riduce il rischio di dimenticanze, ma il gestore deve controllare che credenziali, invii ed esiti siano corretti e che l’archivio resti accessibile.

Contenuto informativo aggiornato al 16 settembre 2026. In caso di dubbi su obblighi o controlli, fai riferimento alle istruzioni del Portale Alloggiati Web e alla Questura competente.

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