Schedine alloggiati: cosa sono e come inviarle al Portale Alloggiati Web

Le schedine alloggiati sono un insieme di dati degli ospiti che alloggiano presso una struttura ricettiva e che ogni proprietario o gestore deve raccogliere al check-in e comunicare alla Polizia di Stato tramite il Portale Alloggiati Web nei termini e le modalità previste dalla legge.

Perchè si chiamano schedine alloggiati?

Il termine schedine alloggiati si riferisce al periodo in cui non esisteva ancora il portale Alloggiati Web che conosciamo oggi, bensì la comunicazione degli alloggiati avveniva in forma cartacea.

I gestori delle strutture, come ad esempio bed and breakfast e alberghi, dovevano compilare una “scheda” cartacea per ogni ospite che pernottava presso la propria struttura.

Il foglio contenente tutti i dati delle persone alloggiate, doveva quindi essere consegnato fisicamente nelle mani di un addetto della Polizia di Stato, in Questura.

Tutto questo avveniva regolarmente centinaia di migliaia di volte al giorno in tutta Italia prima dell’introduzione del portale alloggiati nel lontano 2013.

Schedine alloggiati: chi ha l’obbligo di inviarle alla polizia di stato?

Tutti i gestori delle strutture ricettive sono tenuti per legge a notificare alla questura territoriale competente entro 24 ore dall’arrivo e online le identità dei loro visitatori. Solo attraverso il “servizio alloggiati” è possibile presentare queste informazioni.

Il mancato rispetto delle norme in materia può comportare una pena fino a tre mesi di carcere e una multa fino a 206 euro.

Il T.U.L.P.S., che è il Testo Unico di Pubblica Sicurezza, e il Decreto del Ministero dell’Interno del 7 gennaio 2013 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 14), che incorpora e riassume tutte le leggi precedenti che trattano la questione, compresa la Convenzione per l’attuazione degli accordi di Schengen, sono due leggi che regolano l’alloggio degli ospiti.

Il TULPS stabilisce, all’articolo 28 (Servizio di alloggio), che “per ogni persona alloggiata in una struttura ricettiva, i gestori sono obbligati a raccogliere e comunicare i dati sull’identità per mezzo di un foglio di registrazione” ormai sostituito dalla comunicazione online delle schedine alloggiati web. La norma si applica anche ai turisti che soggiornano nelle case vacanze.

Quali informazioni compongono le schedine alloggiati?

Le informazioni obbligatorie (generalità) che i gestori devono richiedere per ogni ospite – Italiano o straniero e di qualsiasi età dai 0 anni in su – e inserire nella schedina sono le seguenti:

• nome
• cognome
• data di nascita
• paese di nascita – e anche città di nascita per persone nate in Italia
• sesso – maschile o femminile
• paese di nazionalità

In aggiunta ai dati riportati sopra, i gestori delle strutture ricettive hanno obbligo richiedere al capo famiglia nel caso di un nucleo familiare o capo gruppo nel caso di un gruppo organizzato anche gli estremi del documento di identità da controllare al check in.

Soltanto per questa persona, i dati da aggiungere nella schedina sono i seguenti:

• Tipo di documento utilizzato per l’identificazione – carta di identità, passaporto o patente sono fra i più utilizzati. Il portale alloggiati web tuttavia prevede oltre 30 tipi di documenti fra cui scegliere.
• Numero del documento
• Paese di rilascio del documento – e città di rilascio in caso il paese l’Italia

In aggiunta alle generalità e gli estremi del documento degli ospiti, ad ogni schedina va aggiunta anche la data di arrivo (check in) e i giorni di permanenza – che possono anche variare per ogni ospite facente parte del gruppo nel caso di una partenza anticipata.

Invio delle schedine alloggiati in Questura

Abbiamo visto i dati che compongono ogni schedina delle persone alloggiate, ora è importante spiegare come inviare le schedine alloggiati attraverso il portale della Polizia di Stato.

La Questura è il punto di partenza per chi vuole ottenere le credenziali di accesso al Portale Alloggiati.

Per un hotel, casa vacanze o bed and breakfast, solitamente è sufficiente fare richiesta alla propria Questura di zona via posta elettronica certificata allegando tutta la documentazione richiesta.

Una volta ottenute le credenziali, i titolari o le persone che hanno in gestione la struttura potranno accedere alla procedura di invio delle schedine al servizio alloggiati.

Le modalità di invio dei dati ad alloggiati web sono principalmente due – anzi tre:

1. Invio manuale: consiste nell’inserire all’interno dell’interfaccia messa a disposizione dal servizio alloggiati tutti i dati di cui abbiamo parlato sopra
2. Invio tramite file: consiste nel caricare un file txt generato da un software gestionale contenente tutti dati delle persone alloggiate un dato giorno
3. Invio automatico tramite gestionale: non tutti i software gestionali offrono questa possibilità in quanto automatizzare l’invio dei dati di soggiorno in tempo reale è una procedura alquanto difficile da sistematizzare. Tuttavia, le applicazioni più all’avanguardia offrono questo servizio e molto di più.

Invio manuale delle schedine alloggiati web

La procedura per l’invio manuale delle schedine alloggiati funziona in questo modo:

1. Apri il sito web della polizia di stato (https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/)
2. Avendo cura di aver installato correttamente il certificato digitale e utilizzando le credenziali in tuo possesso, accedi all’ Area di lavoro
3. Premi il tasto Inserimento On-Line per aprire la schermata di inserimento dei dati
4. Utilizzando l’interfaccia messa a disposizione dal sistema inizia a compilare le schedine alloggiati
5. Inserisci un ospite alla volta, inserendo tutte le informazioni richieste e poi premi il tasto per convalidare i dati
   
6. Se vuoi, puoi verificare il corretto invio del modulo appena compilato visitando la sezione Analisi invii, che ti mostrerà soltanto gli invii effettuati in data odierna.

Solitamente questa procedura richiede qualche minuto per ogni ospite in quanto implica la trascrizione dei dati manuale dalla carta di identità o passaporto dell’ospite al computer.

Invio delle schedine alloggiati tramite file txt

Questa modalità è stata progettata per agevolare i grandi alberghi permettendo pertanto agli albergatori l’invio delle schedine alloggiati in pochi di clic.

La procedura per inviare le schedine alloggiati tramite file txt funziona in questo modo:

1. Apri il sito web della polizia di stato (https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/)
2. Avendo cura di aver installato correttamente il certificato digitale e utilizzando le credenziali in tuo possesso, accedi all’ Area di lavoro
3. Premi il tasto Invio file per aprire la schermata di caricamento del file
4. Dirigiti quindi sul tuo software gestionale e scarica il file contenente le schedine degli alloggiati, assicurandoti che non ci siano errori e che tutti i clienti siano stati inseriti correttamente.
5. Torna su Alloggiati Web e carica il file selezionandolo con il tasto Sfoglia e poi premendo il tasto Elabora
6. Riceverai un messaggio di conferma che ti indicherà eventuali errori nel procedimento
7. Potrai quindi premere il tasto Invia per confermare il tutto e successivamente potrai consultare la sezione Analisi Invii per verificare che tutto sia stato trasferito correttamente.

Invio automatico delle schedine alloggiati tramite gestionale

Questa modalità dipende prevalentemente dall’applicazione o dal software che si deciderà di utilizzare.

In ogni caso, le applicazioni migliori sono quelle che includono funzionalità come la scansione automatica della carta di identità e del passaporto, l‘invio delle schedine alloggiati in automatico, scaricamento automatico e archiviazione delle ricevute e altre funzionalità come l’invio automatico all’ISTAT, la firma digitale del contratto di locazione, la gestione e il calcolo della tassa di soggiorno.

MyMaison ad esempio è un servizio che offre tutte queste funzionalità e molto altro ancora.

Schedine alloggiati: come conservare le ricevute

Venti quattro ore dopo l’invio delle schedine alloggiati il portale rilascerà delle ricevute di invio.

Scaricare le ricevute

Le ricevute, in formato pdf (firmato digitalmente dalla Polizia di Stato) saranno disponibili sul portale soltanto per 30 giorni. Dopo questo termine, le ricevute scompariranno.

È fatto obbligo ai gestori delle strutture ricettive di scaricare le ricevute prima del termine di 30 giorni e mantenerle in archivio in formato digitale (NO CARTACEO) per 5 anni.

Per fare ciò, i soggetti che hanno in gestione la struttura devono:

1. Aprire il sito web https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/ sul proprio computer o cellulare
2. Utilizzare le proprie credenziali per effettuare l’ accesso al Portale
3. Visitare la sezione Ricevute e fare clic presente a fianco di ogni riga per scaricare il file sul proprio dispositivo.

Accesso al portale per invio schedine dallo smartphone

Il certificato digitale è da sempre l’impedimento principale per chi vuole accedere al portale alloggiati dallo smartphone anche solo per registrare una schedina!

Sebbene ci siano delle soluzioni più o meno complesse a questo problema, rimane comunque il fatto che l’interfaccia del servizio alloggiati non sia particolarmente intuitiva, facile da usare e progettata per funzionare su un cellulare.

Se cerchi comunque una guida per installare il certificato e utilizzare alloggiati web dal tuo dispositivo mobile, questo è l’articolo più completo in tal senso.

Se invece vuoi risolvere il problema alla radice e allo stesso tempo velocizzare il check in, vedi la sezione sotto che parla delle applicazioni che puoi utilizzare.

Il portale alloggiati non funziona, come posso inviare le schedine alloggiati?

Se il sito della polizia è inaccessibile, sei comunque ad effettuare la comunicazione e a segnalare tempestivamente alla questura il problema da te riscontrato.

Come effettuare la comunicazione se il sito non funziona?

In caso di malfunzionamento generalizzato del sistema – non una tua difficoltà nell’accedere al portale – potrai inviare un messaggio di posta elettronica certificata all’indirizzo della Questura territorialmente competente. Vedi l’elenco delle questure sul sito della polizia.

È possibile utilizzare un software?

Si, al giorno d’oggi, automatizzare le operazioni ripetitive che dobbiamo eseguire ogni giorno può risparmiarci ore di lavoro a settimana.

In quest’ottica, ci sono diverse soluzioni disponibili sul mercato che sono in grado di automatizzare la burocrazia per proprietari e property manager.

La più completa e utilizzata da migliaia di host, property manager, agriturismi e bed and breakfast in Italia è senza ombra di dubbio MyMaison.

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