La guida più completa su come utilizzare il sistema Radar Lazio nel 2020

Con l’introduzione della legge Regionale n. 17/2011 è diventato obbligatorio per tutti i titolari o gestori di strutture ricettive operanti nella Regione Lazio di trasmettere telematicamente i dati di arrivi e presenze, in ottemperanza aldecreto legislativo 322/1989 che ha reso obbligatorio l’invio del modello Istat C/59 per il rilevamento dei movimenti dei clienti negli esercizi ricettivi. E’ proprio a questo scopo che è stato creato Radar Lazio, sistema gratuito al quale si accede dal sito dell’Assessorato al Turismo. In questa guida ti spieghiamo tutto su Radar Lazio, come accedere, come utilizzarlo e come essere sempre a norma di legge se operi nella Regione Lazio.

Radar Lazio: cos’è e come funziona
Radar, acronimo di Raccolta Dati Regionale, è il sistema messo a punto dalla Regione Lazio per tracciare, a fini statistici e in ottemperanza sia della legge regionale 17/2011 che della legge nazionale 96/2017, gli arrivi e le presenze.

Una volta effettuata la registrazione al portale e aver ottenuto le credenziali per accedere (vedi paragrafo apposito), si può accedere all’interfaccia che permette di utilizzare il sistema in diverse modalità e, soprattutto, di inserire i dati richiesti in maniera veloce e senza necessità di ricorrere a carta o di spostarsi dal proprio luogo di lavoro.

Come si richiedono le credenziali per accedere a Radar?
Il portale, come già specificato, funziona previa registrazione e ricezione di specifiche credenziali d’accesso.

Per ottenere le credenziali per accedere al sistema Radar è necessario inviare un’email all’indirizzo supportoradar@visitlazio.com con oggetto “Registrazione Nuova Struttura”
specificando:

• Nome e cognome del richiedente
• Email
• Recapito telefonico

Va sempre allegata la Segnalazione Certificata di Inizio Attività (SCIA) mentre solo per gli alloggi privati che sono stati registrati per uso turistico va allegata anche la comunicazione ufficiale al Comune comprensiva di numero di protocollo.

Come effettuare il primo accesso a Radar

Una volta inviate tutte le informazioni del caso, l’ufficio preposto della Regione Lazio invierà una comunicazione contenente un PIN per il primo accesso; basterà accedere alla pagina www.visitlazio.com/osservatorio e inserire questo codice PIN nella schermata di login per ricevere le credenziali definitive per l’accesso.

 

Come si accede a Radar dopo il primo ingresso?
Una volta seguite le procedure iniziali di iscrizione e autenticazione, per accedere a Radar e iniziare ad utilizzarlo non devi far altro che accedere al portale dall’indirizzo www.visitlazio.com/osservatorio, dove inserirai il tuo nome utente e la tua password, personali e non cedibili.

L’interfaccia di Radar: gli elementi fondamentali
Tutte le strutture registrare a Radar hanno accesso ad una specifica area personale alla quale si accede dal sito principale all’indirizzo www.visitlazio.com/osservatorio.

L’home page di Radar, una volta loggati, contiene un sommario di tutte le informazioni inserite, sia quelle personali relative alla struttura, che quelle relative agli ospiti e alle camere disponibili. Da qui è anche possibile verificare le statistiche per una visione d’insieme delle comunicazioni inviate.

L’area personale di Radar
Ogni struttura ha la possibilità di inserire informazioni dettagliate relative al proprio business compilando la scheda personale. La scheda personale si compone delle seguenti informazioni:

• Anagrafica
• Classificazione ISTAT
• Indirizzo
• Capacità
• Contatti
• Codici

E’ fondamentale inserire tutte le informazioni riguardanti la propria struttura turistica, così da essere perfettamente in regola, in special modo per quel che riguarda la Classificazione ISTAT e la Capacità.

 

La voce Codici consente di visualizzare consente di visualizzare i codici della struttura, che non sono modificabili.
Dal profilo personale si può anche accedere al Cambio Password, che può essere eseguito in maniera velocissima e seguendo le indicazioni a schermo.

 

Comunicare i Movimenti Turistici Giornalieri su Radar: le due modalità
E’ possibile comunicare i flussi turistici su radar in due modi: manualmente o tramite caricamento file esterno. Entrambe le opzioni sono semplici da utilizzare e si adattano perfettamente alle necessità di strutture di diverso tipo e grandezza: la manuale si addice perfettamente allestrutture piccole, a conduzione familiare, agli alloggi trasformati in strutture turistiche che hanno a disposizione poche risorse e riescono a centralizzare quanto più possibile le operazioni.

Il caricamento da file è invece perfetto per chi utilizza gestionali esterni per le prenotazioni, dunque tutte quelle strutture più grandi o con più risorse che hanno a disposizione un vero e proprio sistema integrato per la gestione del loro business. Vediamo le due modalità nel dettaglio.

Come comunicare i movimenti in modalità manuale?
All’elenco dei movimenti si accede dal menù Giornaliero: da qui è possibile visualizzare i dati inseriti selezionando le date di interesse dal calendario per avere accesso a tutte le informazioni relative a Paese di residenza, Arrivi e Partenze nella data selezionata. Per inserire il movimento giornaliero, basta cliccare su Aggiungi e seguire le indicazioni a schermo.

 

Il primo campo da compilare è quello relativo alla Provenienza: basta semplicemente digitare le prime due lettere del Paese o della Città di provenienza delle persone che si stanno registrando e il sistema suggerirà cosa inserire.

Per esempio, inserendo le due lettere MI il sistema restituirà la voce Milano come primo suggerimento utile. Se il primo suggerimento è scorretto, basta scorrere la lista nel menù per trovare e selezionare il Paese di interesse.

Una volta selezionata la Provenienza, basta indicare il numero preciso nei due campi denominati Arrivi e Partenze. Se per uno specifico Paese di Provenienza esistono già dati relativi a quel giorno, verrà automaticamente aperta la schermata per la modifica dei dati esistenti.

Come comunicare i movimenti in modalità caricamento file?
Se si utilizza un software per la gestione delle presenze, è possibile comunicare i movimenti alla Regione Lazio utilizzando la funzione Importa File, immediatamente visibile nel menù in alto in home page. Per farlo, come prima cosa bisogna esportare il documento contenente i dati giornalieri sul proprio computer in formato XML. Una volta che questo documento è disponibile, basta cliccare su Sfoglia in Importa File, selezionare il file da caricare e cliccare su Carica.

 

Se il formato del documento con i dati è corretto, il sistema importerà automaticamente i dati senza bisogno, da parte del gestore della struttura, di fare niente altro.

E’ possibile modificare i movimenti in Radar?
Radar consente la modifica dei movimenti inseriti e per farlo si possono seguire due diverse procedure:

• Cliccare sulla voce Modifica in Presenti nella struttura
• Cliccare sul Paese di provenienza nell’elenco dei presenti per aprire la Modifica.

La modifica è semplicissima: basta inserire i nuovi valori e cliccare su Salva.

 

Attenzione, però, alle modifiche che si apportano in quanto il sistema è programmato per controllare se ci sono delle incongruenze in modo da evitare che si forniscano informazioni false o contraddittorie.

Il sistema genera infatti un errore nei seguenti casi:
• quando le partenze sono superiori alle presenze del giorno precedente;
• quando le partenze sono troppe in relazione al totale mensile, al punto che nei giorni successivi si avrà una giacenza in negativo.

Al netto dei due errori rilevati se si compiono le due azioni di cui sopra, va specificato che Radar non permette la modifica dei movimenti qualora gli stessi siano stati già comunicati.

E’ possibile cancellare i movimenti in Radar?
Eliminare i movimenti in Radar è possibile e anche in questo caso la procedura è molto semplice.

Basta infatti cliccare su Elimina nell’elenco dei Presenti nella struttura quindi confermare la cancellazione cliccando Procedi.

 

Radar non permette la cancellazione dei movimenti se questi sono stati già comunicati.

E’ necessario inserire una persona alla volta su Radar?
No, gli ospiti vengono raggruppati per Provenienza e mai singolarmente.

Dunque, se nella tua struttura alloggiano 3 persone provenienti dalla Francia, 2 persone provenienti dalla Germania e 1 persona proveniente da Firenze, dovrai creare tre schede diverse: una sarà relativa al numero totale di presenti provenienti dalla Francia, una relativa al numero totale di presenti provenienti dalla Germania e una relativa a quelli provenienti da Firenze.

Il sistema è intelligente per cui se esistono già dei dati di presenza per quel determinato giorno relativi a un particolare Paese di Provenienza non ti permetterà di lavorare su una scheda vuota e nuova ma ti aprirà automaticamente la schermata di modifica dei dati precedentemente inseriti.

Dunque, se hai già registrato 2 persone provenienti dalla Germania e devi registrarne altre 2 che sono arrivate last minute nella tua struttura, dovrai cliccare su Aggiungi, inserire le prime due lettere per ottenere la lista delle zone, selezionare la città/nazione/regione che ti interessa, in questo caso Germania, e attendere che il sistema carichi la pagina già esistente permettendoti di aggiungere alla stessa altre due persone e portando così il totale a 4 turisti provenienti dalla Germania.

 

Cosa succede se ho dimenticato di aggiornare gli arrivi ma devo registrare le partenze degli stessi ospiti?
In questo caso ti basterà inserire i dati di ingresso per procedere con le registrazioni delle partenze.

Quali sono le altre funzioni aggiuntive di Radar?
Radar pur essendo stato concepito come sistema per la comunicazione dei dati sulle presenze turistiche, è un ottimo strumento per tenere sotto controllo la propria situazione in termini di disponibilità e di movimenti in maniera semplice e veloce.

Una delle funzioni più utili per le strutture turistiche è infatti la visualizzazione delle disponibilità su base giornaliera e mensile: cliccando sull’apposita voce è infatti possibile, in base ai dati immessi, visualizzare in maniera chiara e schematica le informazioni relative alla disponibilità divise tra posti letto, camere e bagni. Per ogni singolo mese, qualora immesse, sono disponibili le informazioni sulle giornate di apertura.

 

Cosa succede se si verificano problemi nell’utilizzo di Radar?
Se stai utilizzando Radar e non riesci a farlo per problemi tecnici, invia un’email all’indirizzo supportoradar@visitlazio.com spiegando nel dettaglio il problema che stai riscontrando e, se disponibili, allegando documentazione a supporto (screenshot del sistema, file da caricare, etc).

E’ obbligatorio registrarsi a Radar?
L’iscrizione a Radar è obbligatoria e se non ci si iscrive si può essere passibili di sanzione amministrativa. A doversi iscriversi a Radar sono tutti i titolari di strutture turistiche, di qualsiasi tipo, regolarmente registrate presso gli organi competenti. Non sono esenti gli alloggi privati ad uso turistico, che vengono equiparati a hotel, b&b e case vacanza. Dunque, rientrano in questa fattispecie anche le abitazioni adibite ad AirBnb, proprio per i motivi di cui sopra.

Per correttezza ti ricordiamo che i dati immessi su Radar sono utilizzati ai fini statistici per monitorare la situazione turistica nella Regione Lazio.

Radar Lazio è a pagamento?
Radar Lazio è un servizio gratuito al 100%. Come richiesto dalle apposite leggi regionali in materia di incoming turistico, Radar è utilizzato per monitorare i flussi in entrata e in uscita dalla Regione Lazio a fini statistici.

 

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